اعتمد بنك التنمية بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية دليل الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية، والمتمثل في نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، وذلك في إطار تنظيم العمل الوثائقي وفق أحكام المرسوم السلطاني رقم (60/2007) بشأن قانون الوثائق والمحفوظات.

وقد جرى اعتماد دليل الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية من قبل سعادة الدكتور/ حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والفاضل / حسين بن علي اللواتي، الرئيس التنفيذي لبنك التنمية، وذلك بعد استكمال متطلبات إعداد النظام واعتماد مكوناته الفنية والإجرائية وفق الأطر المعتمدة في إدارة الوثائق والمحفوظات.

ويأتي اعتماد النظام تتويجًا لجهود منهجية بذلها بنك التنمية لإعداد منظومة متكاملة لإدارة وثائقه، تضمنت تصنيفًا شاملًا لمختلف أنواع الوثائق المتداولة في جميع التقسيمات الإدارية، بما يسهم في تعزيز كفاءة العمل المؤسسي، وتطوير آليات إدارة المعلومات، ودعم متطلبات الحوكمة المؤسسية.

ويهدف النظام إلى توحيد رموز تصنيف الوثائق، وتيسير عمليات البحث والاسترجاع، ورفع كفاءة الأداء الإداري، وتعزيز ضبط الإجراءات المؤسسية، وتنظيم تداول الوثائق وحفظها وفق أسس ومعايير معتمدة تضمن سلامة المعلومات واستدامة الاستفادة منها.

كما اشتمل النظام على جداول مدد الاستبقاء التي تحدد الفترات الزمنية لحفظ الوثائق في مواقع العمل أو في أماكن الحفظ الوسيط، إلى جانب تحديد الوثائق التي تُنقل للحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتلك التي يتم إتلافها وفق الضوابط والإجراءات المعمول بها.

وقال الفاضل /حسين بن علي اللواتي، الرئيس التنفيذي لبنك التنمية: “يمثل اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية خطوة استراتيجية في مسيرة البنك نحو ترسيخ مبادئ الحوكمة المؤسسية والتميز التشغيلي، ويعكس التزامنا بتطوير منظومة متكاملة لإدارة المعلومات والوثائق بما يضمن سهولة الوصول إليها وحفظها واستثمارها وفق أفضل الممارسات المعتمدة. كما نعتز بشراكتنا مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية التي كان لها دور محوري في بناء هذا النظام بما يعزز كفاءة العمل المؤسسي ويدعم استدامة المعرفة داخل البنك.”

وأضاف أن هذه الخطوة تنسجم مع توجهات البنك الرامية إلى تطوير بيئة العمل المؤسسية ورفع كفاءة الأداء، بما يسهم في تحقيق أهدافه التنموية وتعزيز قدرته على تقديم خدمات أكثر كفاءة وفاعلية للمستفيدين.

ويُعد اعتماد نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها خطوة نوعية في تعزيز منظومة العمل المؤسسي ببنك التنمية، بما يضمن إدارة الوثائق والمعلومات بكفاءة وفاعلية، ويحافظ على الذاكرة المؤسسية للبنك، ويعزز التزامه بالمتطلبات الوطنية في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات، انسجامًا مع توجهات سلطنة عُمان نحو تطوير الأداء المؤسسي وترسيخ مبادئ الحوكمة والاستدامة الإدارية.